Das bedeutet, dass Du von verschiedenen Apps aus auf Deine Daten in DEVONthink To Go zugreifen, sie mit anderen Apps öffnen und bearbeiten kannst. Die Daten werden, wenn Du sie bearbeitet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrieben. Coole Sache! Je nachdem wie die App, mit der Du eine Datei bearbeitet hast, funktioniert, entsteht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du entfernen müsstest.
Tool
Spotlight — Was kann mein Mac
Mit Yosemite wurde Spotlight deutlich aufgewertet. Zu der Zeit hatte ich gerade geschaut, ob Alfred oder Launchbar in meinen Workflow passen. Da ich noch unschlüssig war, habe ich dann erstmal Spotlight ausprobiert. Bis heute bin ich dabei geblieben, da ich bisher noch nichts vermisst habe.
Automator — Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren
Für geekyorganizer mache ich immer mal wieder Screenshots. Da ich ja soweit möglich gerne erstmal die macOS Bordmittel einsetze, bevor ich zu spezialisierten Apps greife, benutze ich hierfür die App Bildschirmfoto. Die tut auch im großen und ganzen was sie soll, leider speichert sie aber standardmäßig nur TIFF-Dateien ab.
RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren
Nachdem ich jahrelang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Hauptproblem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurücklege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch überflüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Shownotes. Richtig, aber die werden in den von mir verwendeten Podcast-Apps ziemlich lausig dargestellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.
Papierloses Büro — Review nach zwei Jahren
Weniger Papier
Mit der Einführung des papierlosen Büros habe ich konsequent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umgestellt habe. Die 5–10 Dokumente pro Woche sind inzwischen auf max. 2 Dokumente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwischen auch zB Versicherungen anbieten, die komplette Korrespondenz elektronisch abzuwickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu aktivieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONthink verwendest, ist Spotlight mittlerweile so gut, dass Du alle Dokumente problemlos auf der Festplatte wiederfindest.
Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x
Ich habe an verschiedenen Stellen geschrieben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smartphone bearbeiten möchte, in der Dropbox vorhalte und von dort nach DEVONthink hinein indiziere. Da fragt sich vermutlich der ein oder andere, warum ich nicht einfach die App DEVONthink To Go 1.x nutze.
DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank
Im ersten Teil der Artikelserie habe ich beschrieben, dass das Importieren eigentlich der beste Weg, Daten mit DEVONthink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indizieren. Aber natürlich kannst Du auch beide Varianten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unterschiede bei DEVONthink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funktioniert und Du keine Überraschungen erlebst.
Bookmarks verwalten
Ganz ehrlich — die Suche nach dem einen perfekten Werkzeug und dem einen perfekten Workflow zum Verwalten von Bookmarks ist so aussichtslos wie die Suche nach der perfekten Laptop-Tasche. Es kommt immer darauf an, was genau man machen möchte, und meistens braucht man verschiedene Varianten. Das perfekte Tool für alle Lebenslagen gibt es nicht. Daher haben sich bei mir über die Jahre verschiedene Workflows für die Verwaltung von Bookmarks herauskristallisiert, den ich Euch hier vorstellen möchte.
DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren
Im ersten Teil der Artikelserie drehte sich alles um das Importieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen vielleicht gedacht, dass Du eigentlich alle Deine Daten prima sortiert auf der Festplatte und in diversen Cloud-Speichern liegen hast und daran auch nichts ändern möchtest. Dann kannst Du alternativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indizieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONthink für Dich nutzen.
DEVONthink Import vs. Index: Import nach DEVONthink
Wenn Du mit DEVONthink arbeitest, hast Du zwei Wege, auf denen Du Daten in die Datenbank bekommst: importieren und indizieren. Beim Import wird eine Kopie der Datei in die Datenbank von DEVONthink geschrieben, beim Indizieren wird nur eine Referenz auf eine Datei in die Datenbank übernommen. Du kannst mit indizierten Dateien innerhalb von DEVONthink fast genauso arbeiten wie mit importierten, aber es gibt ein paar Unterschiede und Verhaltensweisen von DEVONthink, die Du kennen solltest. Im ersten Teil dieser Artikelserie dreht sich alles um den Import nach DEVONthink.