Spotlight — Was kann mein Mac

Mit Yose­mite wurde Spot­light deut­lich aufge­wertet. Zu der Zeit hatte ich gerade geschaut, ob Alfred oder Launchbar in meinen Work­flow passen. Da ich noch unschlüssig war, habe ich dann erstmal Spot­light auspro­biert. Bis heute bin ich dabei geblieben, da ich bisher noch nichts vermisst habe.

Automator — Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren

Für geekyor­ga­nizer mache ich immer mal wieder Screen­shots. Da ich ja soweit möglich gerne erstmal die macOS Bord­mittel einsetze, bevor ich zu spezia­li­sierten Apps greife, benutze ich hierfür die App Bild­schirm­foto. Die tut auch im großen und ganzen was sie soll, leider spei­chert sie aber stan­dard­mäßig nur TIFF-Dateien ab.

Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Als ich vor etwa fünf Jahren ange­fangen habe DEVONthink zu verwenden, hatte ich zahl­reiche PDFs von gescannten Doku­menten, die nicht durch­suchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Ever­note, wo das nicht weiter aufge­fallen war, da Ever­note die Daten aufbe­reitet. Mit dem Wechsel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mäßig auf PDFs, die ich vorher in Ever­note über die Voll­text­suche gut finden konnte, nun aber in DEVONthink mühselig mit der Hand in der Verzeich­nis­struktur suchen musste.

Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

Du kannst mit DEVONthink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONthink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken realisieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONthink arbeiten möch­test, berücksichtigen.

RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Nachdem ich jahre­lang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­lege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch über­flüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Show­notes. Richtig, aber die werden in den von mir verwen­deten Podcast-Apps ziem­lich lausig darge­stellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.

Save PDF to DEVONthink Pro“ — mit nur einem Klick

Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschie­denen Beiträgen, wie dem „Quick­Tipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONthink’ einrichten“ von Road­runner, die beschreiben wie Du Dir einen entspre­chenden Tastatur-Kurz­be­fehl anlegen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurz­be­fehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erledigt.

Meine Backup-Strategie

verschiedene Schlüssel

Mit der aktu­ellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeu­gende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regel­mä­ßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Fest­platten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktu­elle Backup-Stra­tegie vorzustellen.

DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONthink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONthink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ersten Teil der Arti­kel­serie drehte sich alles um das Impor­tieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Deine Daten prima sortiert auf der Fest­platte und in diversen Cloud-Spei­chern liegen hast und daran auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­nativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indi­zieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONthink für Dich nutzen.