In den letzten Jahren gab es daher dazu bei mir einen Task in OmniFocus, der mich einmal im Monat daran erinnert hat, die Backup-Verzeichnisse der beiden Programme manuell zu bereinigen. Nun übernimmt den Job eine Hazel-Regel.
macOS
Spotlight — Was kann mein Mac
Mit Yosemite wurde Spotlight deutlich aufgewertet. Zu der Zeit hatte ich gerade geschaut, ob Alfred oder Launchbar in meinen Workflow passen. Da ich noch unschlüssig war, habe ich dann erstmal Spotlight ausprobiert. Bis heute bin ich dabei geblieben, da ich bisher noch nichts vermisst habe.
Automator — Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren
Für geekyorganizer mache ich immer mal wieder Screenshots. Da ich ja soweit möglich gerne erstmal die macOS Bordmittel einsetze, bevor ich zu spezialisierten Apps greife, benutze ich hierfür die App Bildschirmfoto. Die tut auch im großen und ganzen was sie soll, leider speichert sie aber standardmäßig nur TIFF-Dateien ab.
Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden
Als ich vor etwa fünf Jahren angefangen habe DEVONthink zu verwenden, hatte ich zahlreiche PDFs von gescannten Dokumenten, die nicht durchsuchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Evernote, wo das nicht weiter aufgefallen war, da Evernote die Daten aufbereitet. Mit dem Wechsel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regelmäßig auf PDFs, die ich vorher in Evernote über die Volltextsuche gut finden konnte, nun aber in DEVONthink mühselig mit der Hand in der Verzeichnisstruktur suchen musste.
Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink
Du kannst mit DEVONthink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Datenbanken anlegen und auf diese Weise Daten voneinander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirklich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Datenbanken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Datenbank. Ebenso greift die AI von DEVONthink immer nur innerhalb einer Datenbank. Andererseits kannst Du Berechtigungen bei kollaborativem Arbeiten nur durch verschiedene Datenbanken realisieren.
Diese Eigenschaften solltest Du bei der Planung, wie Du mit DEVONthink arbeiten möchtest, berücksichtigen.
RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren
Nachdem ich jahrelang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Hauptproblem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurücklege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch überflüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Shownotes. Richtig, aber die werden in den von mir verwendeten Podcast-Apps ziemlich lausig dargestellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.
„Save PDF to DEVONthink Pro“ — mit nur einem Klick
Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschiedenen Beiträgen, wie dem „QuickTipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONthink’ einrichten“ von Roadrunner, die beschreiben wie Du Dir einen entsprechenden Tastatur-Kurzbefehl anlegen kannst.
Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir installiert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurzbefehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erledigt.
Meine Backup-Strategie
Mit der aktuellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pressemitteilung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeugende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regelmäßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Festplatten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktuelle Backup-Strategie vorzustellen.
DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank
Im ersten Teil der Artikelserie habe ich beschrieben, dass das Importieren eigentlich der beste Weg, Daten mit DEVONthink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indizieren. Aber natürlich kannst Du auch beide Varianten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unterschiede bei DEVONthink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funktioniert und Du keine Überraschungen erlebst.
DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren
Im ersten Teil der Artikelserie drehte sich alles um das Importieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen vielleicht gedacht, dass Du eigentlich alle Deine Daten prima sortiert auf der Festplatte und in diversen Cloud-Speichern liegen hast und daran auch nichts ändern möchtest. Dann kannst Du alternativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indizieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONthink für Dich nutzen.