Im Writers’ Workshop e‑Zine von Richard Norden (@richardnorden) wurde in einer der letzten Ausgaben über DEVONthink berichtet. Als Mac-Nutzer bin in der Vergangenheit immer mal wieder über das Programm gestolpert, ohne allerdings einen Anwendungsfall für mich zu finden. Der Artikel stupste mich nun mit der Nase darauf, dass DEVONthink zwei Dinge tun kann, die ich bisher bei meiner Arbeit mit Scrivener vermisst habe:
- Meine fertigen und unfertigen Schreibereien zusammen mit Notizen aller Art in einem Tool verwalten. Sozusagen digitaler Zettelkasten und Ideensammlung in einem, wo meine eigenen Arbeiten und Fundstücke aller Art Platz finden und in Bezug zueinander gesetzt werden.
- Zusatzmaterial zu einem Schreibprojekt verwalten und schnell auffindbar machen. In Scrivener ist dafür zwar der Research-Ordner vorgesehen, aber mir wurde das zum einen immer schnell zu unübersichtlich und zum anderen war es mir zu umständlich, Dinge aus anderen Programmen dort abzulegen.
Bei einem Blick auf die Webseite von DEVONtechnologies fing mich gleich der nächste Köder ein: Das Programm kann verwandte Dokumente finden. Die Verwandtschaft wird auf Basis von Worthäufigkeiten ermittelt. Das fand ich super spannend: Fix die Testversion installiert und ausprobiert.
Richtig weit bin ich aber beim Testen zunächst nicht gekommen, denn ich stiess ziemlich schnell auf die Frage, wie ich es schaffe, dass Scrivener und DEVONthink miteinander reden. Scrivener hat zwar ein paar Möglichkeiten zum Synchronisieren, aber die sind doch sehr limitiert. Also habe ich Google befragt und bin nach einer Weile Recherche und einer weiteren Weile ausprobieren auf eine Lösung gestossen, die ich hier teilen möchte:
Schritt 1
Für das betreffende Scrivener-Projekt richtest Du die Synchronisation mit einem externen Ordner ein („Sync with external folder“). Dabei gibt es drei Punkte, die Du bedenken solltest:
- Ich arbeite in Scrivener mit einer möglichst flachen Hierarchie (max. zwei Ebenen — Kapitel und Unterkapitel), so dass ich beim Sync mit den Ordnern Draft und Notes gut auskomme, die Scrivener automatisch anlegt. Wenn Du eine tiefere Verschachtelung in Scrivener hast und die Information aus der Ordnersortierung benötigst, solltest Du Dir mal anschauen wie es Dellu macht (englisch!).
- Wenn Du gleich am Anfang eines Scrivener-Projektes mit dem Sync zu DEVONthink anfängst, werden mit jedem Sync aus Scrivener heraus neue Dateien in dem Sync-Ordner liegen. Diese fügst Du zu DEVONthink hinzu indem Du Datei > Indizierte Objekte aktualisieren… auswählst.
- In Scrivener hast Du verschiedene Optionen, welche Dokumente synchronisiert werden sollen. Wenn Du Dich für die Option entscheidest, nur Dokumente aus einer bestimmten Sammlung zu synchronisieren, musst Du diese Sammlung in Scrivener natürlich aktuell halten, wenn Dein Projekt wächst.
Probiere am besten ein paar Sync-Optionen in Scrivener aus, um zu sehen, was für Dich am besten passt.
Es ist wichtig, dass die Option [Pre-fix file names with numbers] deaktiviert ist! Wenn Du sie aktiviert, ändert Scrivener jedes Mal den Dateinamen im Sync-Ordner, wenn Du die Reihenfolge im Binder änderst. Das führt dazu, dass DEVONthink diese Dateien nicht mehr findet und Du sie erneut replizieren musst.
Schritt 2
In DEVONhtink legst Du in der Datenbank, in die Du die Scrivener-Dateien replizieren möchtest, eine eigene Gruppe an. Ich mache für jeden Sync-Ordner von Scrivener (Draft und Notes pro Scrivener-Projekt) eine eigene Gruppe in DEVONthink. Der Schritt ist optional, macht es aber übersichtlicher.
Schritt 3
In dem Scrivener-Sync-Ordner markierst Du alle Elemente, die nach DEVONthink sollen und ziehst sie mit gedrückten CMD+ALT-Tasten per Drag-and-Drop in die DEVONthink-Gruppe hinein.
Nun sind die Dateien zwischen Scrivener im Sync. Das Bewegen von Dateien mit CMD+ALT nach DEVONthink bewirkt, dass die Dateien zwar dort indiziert werden (also suchbar sind), aber ihren Ablageort im Filesystem behalten. Dies bedeutet, dass Du in der Oberfläche von DEVONthink auch Änderungen an den Dateien vornehmen kannst, diese aber an den Dateien an ihrem Speicherort erfolgen und daher beim nächsten Sync mit Scrivener sichtbar werden.
Der externe Ordner für die Synchronisation ist bei mir in der Dropbox. Er kann aber auch lokal auf der eigenen Festplatte sein. Die Dropbox hat für mich die Vorteil, dass ich dort in einen Ordner synchronisiere, auf den ich auch mit meinen iOS-Apps (PlainText oder iA Writer ) zugreifen kann. Ich habe also zahlreiche Bearbeitungsoptionen und muss die Dateien nicht manuell zwischen verschiedenen Apps hin und her schaufeln. Das ist auch der Grund, warum bei mir das Standardformat für die Synchronisation meistens .txt ist. Das Format ist nicht geeignet, wenn Formatierungen wichtig für Dich sind. DEVONthink kann mit .rtf Dateien umgehen, wenn Du Formatierungen beim Sync erhalten möchtest, solltest Du dieses Format bei den Scrivener-Optionen wählen. Wenn Du, wie ich auch unter iOS an den Dateien arbeiten möchtest, kannst Du für die .rtf-Dateien Textiles verwenden. Den mobilen Workflow mit Scrivener dazu habe ich an anderer Stelle hier im Blog beschrieben.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.