Weniger Papier
Mit der Einführung des papierlosen Büros habe ich konsequent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umgestellt habe. Die 5–10 Dokumente pro Woche sind inzwischen auf max. 2 Dokumente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwischen auch zB Versicherungen anbieten, die komplette Korrespondenz elektronisch abzuwickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu aktivieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONthink verwendest, ist Spotlight mittlerweile so gut, dass Du alle Dokumente problemlos auf der Festplatte wiederfindest.
Workflow für das papierlose Büro
Während mein analoger Workflow mit Papier über die Jahre gleich geblieben ist (die drei Mappen haben sich bewährt), habe ich den digitalen Workflow noch ein bisschen getweakt.
Ich scanne immer noch vorwiegend mit TinyScan, lasse die App aber nun alle Dokumente automatisch in die Dropbox synchronisieren. Das erspart mir das Öffnen in DEVONthink auf dem iPhone und vor allem das Denken an den manuellen Sync von DEVONthink. Noch besser ist das ganze aber durch die Ordneraktion, die auf dem Mac auf dem Dropbox-Ordner läuft. Hier habe ich nämlich die Aktion „Import, OCR and Delete“ aktiviert, so dass alle Dokumente, die in dem Ordner von TinyScan in der Dropbox landen, automatisch nach DEVONthink importiert, mit OCR verarbeitet und aus der Dropbox gelöscht werden. Wenn ich das nächste Mal DEVONthink öffne, muss ich mich dort nur noch um die Ablage kümmern und das macht DEVONthink mit „Siehe auch & Einordnen“ inzwischen für 90% aller Dokumente alleine. Feine Sache.
Tools für das papierlose Büro
Im Rahmen meines Umzugs vor einiger Zeit habe ich die Tools doch um einen Dokumentenscanner erweitert. Ich wollte für den Umzug einiges an Papier entsorgen (gesammelte Rezepte etc.), aber das war einfach zu viel, um es mit dem iPhone zu scannen. Ich habe mich für den Canon ImageFormular P‑208 entschieden, der ein gutes Preis-Leistungsverhältnis hatte, und weil ich einen Duplex-Scanner haben wollte. Ich kann den Scanner bis heute empfehlen, solange man ihn nicht im Dauerbetrieb betreiben möchte. Er fasst nur zehn Blatt auf einmal, quietscht ab und an ganz gruselig und will auch manchmal das Papier nicht richtig einziehen. Bei 2 Blatt pro Woche ist das aber mit Blick auf den Preis absolut verschmerzbar. Und wenn er richtig einzieht, dann nimmt er alles, was ihm nicht zu dick ist. Auch rausgerissene Seiten mit zerrupfter Kante.
Backup
Meine aktuelle Backup-Strategie habe ich vor einigen Wochen in einem eigenen Beitrag vorgestellt. Auch hier hat sich nicht soviel geändert, außer dass ein Backup vom Nutzerverzeichnis hinzugekommen ist.
Extras für das papierlose Büro
PDFpen Pro habe ich inzwischen immer mal wieder verwendet, um eine Unterschrift in ein PDF einzufügen. Das geht erstaunlich oft durch und erspart einem sehr oft das Fax (ja, gibt es noch — bei Immobilienmaklern zB). Die Investition in PDFpen Pro nur für die Unterschrift lohnt sich aber meiner Meinung nach nicht, da man auch mit ein bisschen Bastelei die Unterschrift im PDF mit der Vorschau-App gut hinbekommt.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.