
Im Spätsommer habe ich bei mir das „papierlose Büro“ eingeführt. Ich hatte mal wieder eine Stunde nach einem Garantiebeleg gesucht, nur um dann festzustellen, dass die Garantie bereits angelaufen war. Da ich zu der Zeit schon eine Weile DEVONthink Pro benutzt habe und dort auch bereits meine elektronischen Belege abgelegt habe, die per Email oder auf anderem Weg als PDF bei mir reintrudeln, war es nur noch ein kleiner Schritt die komplette Ablage zu digitalisieren. Ich habe mich dabei von dem eBook “Take Control of Your Paperless Office” von Joe Kissell inspirieren lassen.
Was soll mein papierloses Büro können und was nicht?
Bei dem papierlosen Büro ging es mir vor allem um meine Papierablage als Privatmensch. Rechnungen, Versicherungsscheine, Steuerbelege, Kontoauszüge, kurze Bedienungsanleitungen… Solche Dinge wollte ich an einem Ort und möglichst einfach durchsuchbar haben. Von solchen Papierschnipseln kommen bei mir 5–10 pro Woche an. Das ist nicht viel und nicht vergleichbar mit dem Volumen, das z.B. bei einem Selbstständigen aufläuft, daher eignet sich mein konkretes Vorgehen eher für die private Ablage. Für ein kleines gewerbliches Büro würde ich ein paar Dinge anders machen.
Mein Workflow
Digital
- Papier, das ich aufheben möchte, wird mit dem iPhone und der App „TinyScan“ gescannt
- aus der App heraus kann ich den Scan direkt in DEVONthink To Go öffnen
- beim nächsten Sync mit DEVONthink Pro Office findet das PDF seinen Weg in meine DEVONthink-Datenbank auf dem Mac
- dort mache ich das OCR des PDFs (mit Abbyy in DEVONthink Pro Office)
- dann folgen Tagging und Ablage in DEVONthink Pro Office mit der Funktion „Siehe auch & Einordnen“
- und wiederfinden kann ich es über die Suche in DEVONthink
Analog (Papier)
Über die Digitalisierung hinaus habe ich mich dafür entschieden, Papier weiterhin aufzuheben, aber mir die Ablage so einfach wie möglich zu machen. Alle Papiere sortiere ich in drei Mappen:
- Dauerhaft aufheben: Hier kommen z.B. Unterlagen hinein, die länger als ein oder zwei Jahre Gültigkeit haben und die ich langfristig aufheben möchte. Hier kann man sich Verträge aller Art, Kreditunterlagen, Versicherungsbedingungen u.ä. vorstellen.
- Steuer Jahr XXXX: Hier kommen alle Unterlagen hinein, die ich als Belege für die Steuererklärung des jeweiligen Jahres aufbewahren möchte. So muss ich sie für die Steuererklärung nicht erst zusammensuchen.
- Ablage Jahr XXXX: Hier kommt unsortiert alles hinein, was nicht in die beiden anderen Mappen gehört. Ebenso kommt hier alles hinein, was ich nachträglich aus den anderen Mappen wieder aussortiere, weil ich z.B. einen Beleg doch nicht für die Steuer brauchte. Diese Mappe ist am umfangreichsten und wird nach Bedarf unterjährig in Viertel- oder Halbjahresmappen unterteilt.
Am Ende eines Jahres werden die Mappen so wie sie sind in eine Archivkiste abgelegt. Für die meisten Fälle reicht mir die digitale Fassung in DEVONthink. Wenn ich wirklich das Originalpapier benötige, kann ich über die digitale Fassung in DEVONthink jederzeit nachvollziehen, in welcher Mappe ich suchen muss. Im schlimmsten Fall muss ich drei Mappen durchschauen, was immer noch deutlich weniger Arbeit macht, als die 5+x dicken Ordner, die ich bisher hatte, jedes Mal komplett zu wälzen, wenn ich irgendeine Info brauche.
Papier-Altlasten
Wie schon geschrieben umfasst meine alte Papierablage um die fünf dicke Ordner. Ich habe mich dagegen entschieden, diese nachträglich zu digitalisieren, sondern einen Stichtag gesetzt, ab dem alles in den neuen Workflow gegangen ist. Alte Papiere digitalisiere ich nur dann, wenn ich sie aus irgendeinem Grund brauche und sowieso in die Hand nehmen muss.
Die Tools
Den ein oder anderen wird es wundern, dass ich die Scans mit dem iPhone mache. Das war eine ganz pragmatische Entscheidung: Ich hatte bereits eine Scan-App (damals noch DocScanner Pro, der bei mir allerdings mittlerweile nicht mehr funktioniert) und bei meinem geringen Papieraufkommen mit 5–10 Blatt pro Woche wollte ich nicht sofort Geld in einen Dokumentenscanner investieren. Ich habe daher mit dem iPhone angefangen und bin bisher für meine Zwecke damit zufrieden. Wenn mein Papieraufkommen größer wäre und bei 5–10 Blatt pro Tag liegen würde, würde ich hier neu nachdenken.
Ich kann aber auf jeden Fall den kleinen Invest von ca. 5€ in eine Scan-App empfehlen. Ich habe hier anfangs auch mit der Kamera-App von iOS experimentiert, aber da funktioniert das OCR später auf den Bildern nicht zufriedenstellend. Ausserdem erkennen Scan-Apps das Papierformat und entzerren Aufnahmen automatisch. Das ist nicht nur praktisch, sondern beschleunigt das Scannen auch erheblich.
Womit ich keine guten Erfahrungen gemacht habe, war OCR direkt auf dem iPhone. Das mag an der verwendeten App gelegen haben. Aber ich habe mich dafür entschieden, in DEVONthink Pro Office zu investieren, wo die OCR-Engine von Abbyy integriert ist. Das habe ich vor allem deswegen getan, weil ich einen Haufen Altlasten habe, die bereits als PDF, aber ohne Text-Schicht vorliegen. Da auch in Zukunft immer wieder bei mir solche Dokumente digital reinkommen, hat es für mich mehr Sinn gemacht, das OCR nach DEVONthink hinein zu verlegen. Wer keine Nur-PDF-Dokumente hat oder schon einen Dokumentscanner mit OCR-Software sein eigen nennt, ist mit DEVONthink Pro absolut ausreichend versorgt.
Backup
Mit der Einführung des papierlosen Büros für meine private Ablage kam aber noch ein Aspekt hinzu, über den ich mir vorher keine Gedanken gemacht hatte: Wie sichere ich meine Daten?
Bisher hatte ich zwar ein Time Machine Backup, aber da ich in der Vergangenheit auch schon mal zwei richtige Festplatten-Crashs hatte, wurde mir bei kurzem Überlegen schnell klar, dass das nicht reichen würde, da die DEVONthink-Datenbank nun der einzige Ort war, an dem ich schnell Zugriff auf die Dokumente haben würde. Wenn die weg wäre, würde das wenig Freude bereiten, das digitale Archiv neu aufzubauen.
Daher gibt es bei mir nun ein dreistufiges Backup-Konzept, das ich ebenfalls aus einem Take-Control-ebook — Take Control of Backing up Your Mac — adaptiert habe:
- Inkrementelle Backups mit der Time Machine
- mindestens alle zwei Wochen ein bootfähiges Backup mit Carbon Copy Cloner
- zweites bootbares Backup auf einer separaten Festplatte, die nicht in meiner Wohnung aufbewahrt wird
Extras
Ich habe mir zusätzlich bei einer Rabatt-Aktion PDFpen Pro gekauft, um PDFs stärker bearbeiten oder auch digital Unterschriften einfügen zu können. Bisher hatte ich den Bedarf aber selber noch nicht, so dass das Programm ungenutzt auf meiner Festplatte schlummert. Hier muss man auch bedenken, dass man mit PDFpen zwar ein Bild einer Unterschrift in ein PDF einfügen kann, aber nicht digital signieren kann, wie das mit Adobe Acrobat möglich ist (der aber auch um ein vielfaches teurer ist). Bevor man hier vorschnell Geld in die Hand nimmt, sollte man sich gut überlegen und auch mal über mehrere Wochen hin beobachten, welche Arbeiten an PDFs tatsächlich anfallen.
Klasse Strategie in DEVONThink! Ich bin immer wieder erstaunt, wie schnell die Dokumente gefunden werden, wenn ich mich nur noch an ein einziges Wort erinnere. In 2012 habe ich mir einen Dokumenten-Scanner zugelegt und diese Entscheidung bereue ich bis heute nicht. Dank der mitgelieferten (aber seit Jahren schon nicht mehr aktualisierten) Software für den Mac wandern die Dokumente automatisch in die richtigen Ordner oder sogar direkt nach DEVONThink. Bei letzterem mache ich es so ähnlich wie Du mit einer Datenbank pro Jahr.
Unterschreiben per Hand habe ich ebenfalls seit Jahren schon abgeschafft und hierzu verwende ich Acrobat DC. Hat den Vorteil, dass ich den Empfang des Dokuments von Adobe mitgeteilt bekomme und sobald die Signatur gesetzt ist, das Dokument auch nicht mehr verändert werden kann. In PDF-Expert wird die eigene Signatur ja nur als Bild eingefügt und dieses kann man auch ganz leicht wieder extrahieren, um so alles Mögliche damit anzustellen, z. B. in fremden Namen unterschreiben. Das habe ich nicht so gerne!
Einen Paginierstempel zulegen und die Nummer zusätzlich taggen.
Suche eines Dokumentes in Sekundenschnelle. Devonthink zeigt die Paginiernummer des Dokuments (Kfz Rechnung/ 1034). Jetzt musst nur den richtigen Ordner greifen.
Ordner 1 (0–1000)
Ordner 2 (1000–2000) usw.
Fertig
Bei mir wird die Nummer des Stempels automatisch geOCRt und als Tagg hinterlegt.