Endlich frei — das papierlose Büro (paperless office)

Im Spät­sommer habe ich bei mir das „papier­lose Büro“ einge­führt. Ich hatte mal wieder eine Stunde nach einem Garan­tie­beleg gesucht, nur um dann fest­zu­stellen, dass die Garantie bereits ange­laufen war. Da ich zu der Zeit schon eine Weile DEVONthink Pro benutzt habe und dort auch bereits meine elek­tro­ni­schen Belege abge­legt habe, die per Email oder auf anderem Weg als PDF bei mir rein­tru­deln, war es nur noch ein kleiner Schritt die komplette Ablage zu digi­ta­li­sieren. Ich habe mich dabei von dem eBook “Take Control of Your Paper­less Office” von Joe Kissell inspi­rieren lassen.

Was soll mein papierloses Büro können und was nicht?

Bei dem papier­losen Büro ging es mir vor allem um meine Papier­ab­lage als Privat­mensch. Rech­nungen, Versi­che­rungs­scheine, Steu­er­be­lege, Konto­aus­züge, kurze Bedie­nungs­an­lei­tungen… Solche Dinge wollte ich an einem Ort und möglichst einfach durch­suchbar haben. Von solchen Papier­schnip­seln kommen bei mir 5–10 pro Woche an. Das ist nicht viel und nicht vergleichbar mit dem Volumen, das z.B. bei einem Selbst­stän­digen aufläuft, daher eignet sich mein konkretes Vorgehen eher für die private Ablage. Für ein kleines gewerb­li­ches Büro würde ich ein paar Dinge anders machen.

Mein Workflow

Digital

1. Papier, das ich aufheben möchte, wird mit dem iPhone und der App „TinyScan“ gescannt
2. aus der App heraus kann ich den Scan direkt in DEVONthink To Go öffnen
3. beim näch­sten Sync mit DEVONthink Pro Office findet das PDF seinen Weg in meine DEVONthink-Daten­bank auf dem Mac
4. dort mache ich das OCR des PDFs (mit Abbyy in DEVONthink Pro Office)
5. dann folgen Tagging und Ablage in DEVONthink Pro Office mit der Funk­tion „Siehe auch & Einordnen“
6. und wieder­finden kann ich es über die Suche in DEVONthink

Analog (Papier)

Über die Digi­ta­li­sie­rung hinaus habe ich mich dafür entschieden, Papier weiterhin aufzu­heben, aber mir die Ablage so einfach wie möglich zu machen. Alle Papiere sortiere ich in drei Mappen:

• Dauer­haft aufheben: Hier kommen z.B. Unter­lagen hinein, die länger als ein oder zwei Jahre Gültig­keit haben und die ich lang­fri­stig aufheben möchte. Hier kann man sich Verträge aller Art, Kredit­un­ter­lagen, Versi­che­rungs­be­din­gungen u.ä. vorstellen.
• Steuer Jahr XXXX: Hier kommen alle Unter­lagen hinein, die ich als Belege für die Steu­er­erklä­rung des jewei­ligen Jahres aufbe­wahren möchte. So muss ich sie für die Steu­er­erklä­rung nicht erst zusammensuchen.
• Ablage Jahr XXXX: Hier kommt unsor­tiert alles hinein, was nicht in die beiden anderen Mappen gehört. Ebenso kommt hier alles hinein, was ich nach­träg­lich aus den anderen Mappen wieder aussor­tiere, weil ich z.B. einen Beleg doch nicht für die Steuer brauchte. Diese Mappe ist am umfang­reich­sten und wird nach Bedarf unter­jährig in Viertel- oder Halb­jah­res­mappen unterteilt.

Am Ende eines Jahres werden die Mappen so wie sie sind in eine Archiv­kiste abge­legt. Für die meisten Fälle reicht mir die digi­tale Fassung in DEVONthink. Wenn ich wirk­lich das Origi­nal­pa­pier benö­tige, kann ich über die digi­tale Fassung in DEVONthink jeder­zeit nach­voll­ziehen, in welcher Mappe ich suchen muss. Im schlimm­sten Fall muss ich drei Mappen durch­schauen, was immer noch deut­lich weniger Arbeit macht, als die 5+x dicken Ordner, die ich bisher hatte, jedes Mal komplett zu wälzen, wenn ich irgend­eine Info brauche.

Papier-Altlasten

Wie schon geschrieben umfasst meine alte Papier­ab­lage um die fünf dicke Ordner. Ich habe mich dagegen entschieden, diese nach­träg­lich zu digi­ta­li­sieren, sondern einen Stichtag gesetzt, ab dem alles in den neuen Work­flow gegangen ist. Alte Papiere digi­ta­li­siere ich nur dann, wenn ich sie aus irgend­einem Grund brauche und sowieso in die Hand nehmen muss.

Die Tools

Den ein oder anderen wird es wundern, dass ich die Scans mit dem iPhone mache. Das war eine ganz prag­ma­ti­sche Entschei­dung: Ich hatte bereits eine Scan-App (damals noch DocScanner Pro, der bei mir aller­dings mitt­ler­weile nicht mehr funk­tio­niert) und bei meinem geringen Papier­auf­kommen mit 5–10 Blatt pro Woche wollte ich nicht sofort Geld in einen Doku­men­ten­scanner  inve­stieren. Ich habe daher mit dem iPhone ange­fangen und bin bisher für meine Zwecke damit zufrieden. Wenn mein Papier­auf­kommen größer wäre und bei 5–10 Blatt pro Tag liegen würde, würde ich hier neu nachdenken.

Ich kann aber auf jeden Fall den kleinen Invest von ca. 5€ in eine Scan-App empfehlen. Ich habe hier anfangs auch mit der Kamera-App von iOS expe­ri­men­tiert, aber da funk­tio­niert das OCR später auf den Bildern nicht zufrie­den­stel­lend. Ausserdem erkennen Scan-Apps das Papier­format und entzerren Aufnahmen auto­ma­tisch. Das ist nicht nur prak­tisch, sondern beschleu­nigt das Scannen auch erheblich.

Womit ich keine guten Erfah­rungen gemacht habe, war OCR direkt auf dem iPhone. Das mag an der verwen­deten App gelegen haben. Aber ich habe mich dafür entschieden, in DEVONthink Pro Office zu inve­stieren, wo die OCR-Engine von Abbyy inte­griert ist. Das habe ich vor allem deswegen getan, weil ich einen Haufen Altla­sten habe, die bereits als PDF, aber ohne Text-Schicht vorliegen. Da auch in Zukunft immer wieder bei mir solche Doku­mente digital rein­kommen, hat es für mich mehr Sinn gemacht, das OCR nach DEVONthink hinein zu verlegen. Wer keine Nur-PDF-Doku­mente hat oder schon einen Doku­ment­scanner mit OCR-Soft­ware sein eigen nennt, ist mit DEVONthink Pro absolut ausrei­chend versorgt.

Backup

Mit der Einfüh­rung des papier­losen Büros für meine private Ablage kam aber noch ein Aspekt hinzu, über den ich mir vorher keine Gedanken gemacht hatte: Wie sichere ich meine Daten?

Bisher hatte ich zwar ein Time Machine Backup, aber da ich in der Vergan­gen­heit auch schon mal zwei rich­tige Fest­platten-Crashs hatte, wurde mir bei kurzem Über­legen schnell klar, dass das nicht reichen würde, da die DEVONthink-Daten­bank nun der einzige Ort war, an dem ich schnell Zugriff auf die Doku­mente haben würde. Wenn die weg wäre, würde das wenig Freude bereiten, das digi­tale Archiv neu aufzubauen.

Daher gibt es bei mir nun ein drei­stu­figes Backup-Konzept, das ich eben­falls aus einem Take-Control-ebook — Take Control of Backing up Your Mac — adap­tiert habe:

• Inkre­men­telle Backups mit der Time Machine
• minde­stens alle zwei Wochen ein boot­fä­higes Backup mit Carbon Copy Cloner
• zweites boot­bares Backup auf einer sepa­raten Fest­platte, die nicht in meiner Wohnung aufbe­wahrt wird

Extras

Ich habe mir zusätz­lich bei einer Rabatt-Aktion PDFpen Pro gekauft, um PDFs stärker bear­beiten oder auch digital Unter­schriften einfügen zu können. Bisher hatte ich den Bedarf aber selber noch nicht, so dass das Programm unge­nutzt auf meiner Fest­platte schlum­mert. Hier muss man auch bedenken, dass man mit PDFpen zwar ein Bild einer Unter­schrift in ein PDF einfügen kann, aber nicht digital signieren kann, wie das mit Adobe Acrobat möglich ist (der aber auch um ein viel­fa­ches teurer ist). Bevor man hier vorschnell Geld in die Hand nimmt, sollte man sich gut über­legen und auch mal über mehrere Wochen hin beob­achten, welche Arbeiten an PDFs tatsäch­lich anfallen.