DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ersten Teil der Arti­kel­serie drehte sich alles um das Impor­tieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Deine Daten prima sortiert auf der Fest­platte und in diversen Cloud-Spei­chern liegen hast und daran auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­nativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indi­zieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONthink für Dich nutzen.

Mit DEVONthink indizieren

Um Daten mit DEVONthink zu indi­zieren, wählst Du „Ablage > Indi­zieren…“ an und selek­tierst der Reihe nach alle Ordner und Dateien, die Du indi­zieren möch­test. Dabei musst Du beachten, dass der indi­zierte Ordner an der Stelle in DEVONthink erscheint, von der aus Du die Aktion aufge­rufen hast.

Mit DEVONthink indi­zieren kannst Du alter­nativ auch, indem Du eine Datei mit gedrückten Cmd+Alt-Tasten per Drag&Drop in die Daten­bank oder den Sorter ziehst.

DEVONthink aktua­li­siert inzwi­schen alle indi­zierten Objekte beim Start des Programms und wenn Du eine indi­zierte Gruppe anklickst auto­ma­tisch. Zusätz­lich kannst Du die Aktua­li­sie­rung jeder­zeit mit „Ablage > Indi­zierte Objekte aktua­li­sieren“ manuell anstoßen.

Bei diesem Vorgehen belässt Du alle Daten an ihren bishe­rigen Spei­cher­orten und kannst trotzdem die AI (arti­fi­cial intel­li­gence) von DEVONthink nutzen, um zB ähnliche Doku­mente zu finden (Menü „Bear­beiten > Siehe auch und Einordnen“) oder Dateien auf Basis von zahl­rei­chen Merk­malen in intel­li­gente Gruppen zusammenzufassen.

Was Du beim Indizieren mit DEVONthink beachten solltest

1. Wenn Du neue Ordner auf Deiner Fest­platte anlegst, deren über­ge­ord­netes Verzeichnis nicht indi­ziert ist, wird dieser neue Ordner nicht auto­ma­tisch in DEVONthink erscheinen. Hört sich banal an, vergisst man aber immer wieder gern.
2. Bei Ordnern, die Du aus Versehen mehr­fach an verschie­dene Orte nach DEVONthink indi­zierst, wird nicht erkannt, dass der Ordner schon indi­ziert ist, sondern ein Duplikat davon erstellt. Das Duplikat erkennt DEVONthink zwar als solches, die Berei­ni­gung ist aber ein biss­chen umständ­lich. Entweder löschst Du den Ordner wieder, gehst zu der bereits indi­zierten Instanz und erstellst davon einen Repli­kanten. Oder die verwen­dest das Script „Dupes to Repli­cants“ (Hilfe > Support-Assi­stent -> Extras instal­lieren > Scripts > Dupes to Repli­cants), was aber auf ALLE Dupli­kate in Deiner Daten­bank wirkt. Das kann klappen, muss aber nicht. Daher soll­test Du unbe­dingt bevor Du das Script ausführst einen Blick in die stan­dard­mäßig vorhan­dene intel­li­gente Gruppe „Dupli­kate“ werfen, ob Du das beden­kenlos auf alle dort aufge­führten Dateien anwenden kannst.
3. Wenn Du Dateien in DEVONthink löschst, die Du nur indi­ziert hast, wirst Du beim Leeren des Papier­korbs in DEVONthink — und wirk­lich erst dann — gefragt, ob Du die Objekte nur aus der Daten­bank löschen möch­test oder auch von der Fest­platte. Hier ist es wichtig, dass Du Dir vorher über­legst, ob Du die Verwal­tung Deiner Daten in DEVONthink oder im Finder machen möch­test, und daran fest­halten. Anson­sten hast Du schnell Daten auf der Fest­platte, die eigent­lich indi­ziert sein sollten, es aber nicht mehr sind, oder von denen Du dach­test, dass sie längst gelöscht seien.

Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.