Im ersten Teil der Artikelserie drehte sich alles um das Importieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen vielleicht gedacht, dass Du eigentlich alle Deine Daten prima sortiert auf der Festplatte und in diversen Cloud-Speichern liegen hast und daran auch nichts ändern möchtest. Dann kannst Du alternativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indizieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONthink für Dich nutzen.
Mit DEVONthink indizieren
Um Daten mit DEVONthink zu indizieren, wählst Du „Ablage > Indizieren…“ an und selektierst der Reihe nach alle Ordner und Dateien, die Du indizieren möchtest. Dabei musst Du beachten, dass der indizierte Ordner an der Stelle in DEVONthink erscheint, von der aus Du die Aktion aufgerufen hast.

Mit DEVONthink indizieren kannst Du alternativ auch, indem Du eine Datei mit gedrückten Cmd+Alt-Tasten per Drag&Drop in die Datenbank oder den Sorter ziehst.
DEVONthink aktualisiert inzwischen alle indizierten Objekte beim Start des Programms und wenn Du eine indizierte Gruppe anklickst automatisch. Zusätzlich kannst Du die Aktualisierung jederzeit mit „Ablage > Indizierte Objekte aktualisieren“ manuell anstoßen.
Bei diesem Vorgehen belässt Du alle Daten an ihren bisherigen Speicherorten und kannst trotzdem die AI (artificial intelligence) von DEVONthink nutzen, um zB ähnliche Dokumente zu finden (Menü „Bearbeiten > Siehe auch und Einordnen“) oder Dateien auf Basis von zahlreichen Merkmalen in intelligente Gruppen zusammenzufassen.
Was Du beim Indizieren mit DEVONthink beachten solltest
- Wenn Du neue Ordner auf Deiner Festplatte anlegst, deren übergeordnetes Verzeichnis nicht indiziert ist, wird dieser neue Ordner nicht automatisch in DEVONthink erscheinen. Hört sich banal an, vergisst man aber immer wieder gern.
- Bei Ordnern, die Du aus Versehen mehrfach an verschiedene Orte nach DEVONthink indizierst, wird nicht erkannt, dass der Ordner schon indiziert ist, sondern ein Duplikat davon erstellt. Das Duplikat erkennt DEVONthink zwar als solches, die Bereinigung ist aber ein bisschen umständlich. Entweder löschst Du den Ordner wieder, gehst zu der bereits indizierten Instanz und erstellst davon einen Replikanten. Oder die verwendest das Script „Dupes to Replicants“ (Hilfe > Support-Assistent -> Extras installieren > Scripts > Dupes to Replicants), was aber auf ALLE Duplikate in Deiner Datenbank wirkt. Das kann klappen, muss aber nicht. Daher solltest Du unbedingt bevor Du das Script ausführst einen Blick in die standardmäßig vorhandene intelligente Gruppe „Duplikate“ werfen, ob Du das bedenkenlos auf alle dort aufgeführten Dateien anwenden kannst.
- Wenn Du Dateien in DEVONthink löschst, die Du nur indiziert hast, wirst Du beim Leeren des Papierkorbs in DEVONthink — und wirklich erst dann — gefragt, ob Du die Objekte nur aus der Datenbank löschen möchtest oder auch von der Festplatte. Hier ist es wichtig, dass Du Dir vorher überlegst, ob Du die Verwaltung Deiner Daten in DEVONthink oder im Finder machen möchtest, und daran festhalten. Ansonsten hast Du schnell Daten auf der Festplatte, die eigentlich indiziert sein sollten, es aber nicht mehr sind, oder von denen Du dachtest, dass sie längst gelöscht seien.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.
Ich ziehe die Dateien mit der Tastenkombination cmd + alt nach Devonthink, allerdings wird die Datei nicht indiziert… sie wird importiert.
Was mache ich falsch?
Hallo,
ich habe es gerade bei mir noch einmal ausprobiert und es hat problemlos funktioniert. Alt+CMD (Apfel-Taste) gedrückt halten und dann die Datei mit Drag&Drop nach DEVONthink ziehen, führt bei mir dazu, dass diese Datei “nur” indiziert wird.