Wenn Du mit DEVONthink arbeitest, hast Du zwei Wege, auf denen Du Daten in die Datenbank bekommst: importieren und indizieren. Beim Import wird eine Kopie der Datei in die Datenbank von DEVONthink geschrieben, beim Indizieren wird nur eine Referenz auf eine Datei in die Datenbank übernommen. Du kannst mit indizierten Dateien innerhalb von DEVONthink fast genauso arbeiten wie mit importierten, aber es gibt ein paar Unterschiede und Verhaltensweisen von DEVONthink, die Du kennen solltest. Im ersten Teil dieser Artikelserie dreht sich alles um den Import nach DEVONthink.
Import nach DEVONthink
Grundsätzlich läuft es mit DEVONthink am besten, wenn Du alle Dateien importierst. Das solltest Du auch tun, wenn Du nur mit einem (oder mehreren) Macs arbeitest und alle Deine Daten auf der lokalen Platte hast. Auch wenn Du viele kleine Textfragmente hast, lohnt sich der Import nach DEVONthink, weil gerade kleinteilige Dateien im Dateisystem aufwändiger zu verwalten sind. Ein weiterer Fall für den Import sind Bookmarks und Webarchive, die sich hier prima ablegen und auch mit Notizen versehen lassen.

Für den Import hast Du verschiedene Optionen zB:
- Drag&Drop in die geöffnete Datenbank
- Drag&Drop in den Sorter
- Menü „Ablage > Importieren > Dateien und Ordner“
- Datei per Drag&Drop und gedrückter Cmd-Taste nach DEVONthink importieren, dabei wird das Original in den Papierkorb gelegt
- Datei auf das Import-Droplet ziehen
- Über einen entsprechenden Dienst im Kontext-Menü
- Mit einer Ordneraktion
Es gibt zahlreiche Wege, Daten nach DEVONthink hinein zu bekommen. Die Liste ist daher vermutlich nicht vollständig.
Originale beim Import nach DEVONthink löschen
Beim Importieren wird standardmäßig eine Kopie der Datei in der Datenbank erzeugt und die Original-Datei an ihrem Speicherort belassen. Um Redundanz zu vermeiden und Speicherplatz zu sparen, solltest Du daher nach dem Import die ursprüngliche Datei löschen.
Durch den Import in die Datenbank ist alles an einem Platz und kann über DEVONthink komplett verwaltet werden. Wenn Du zB eine Datei in DEVONthink löschst, löschst Du sie auch von der Festplatte und sie wird in den Papierkorb verschoben. Außerdem wird die Datenbank von Spotlight mit indiziert, so dass die Du die Daten in der Datenbank auch mit der Spotlight-Suche findest.
Nach DEVONthink importierte Daten im Finder anzeigen
Im Notfall kommst Du immer über den Finder an die Dateien ran, indem Du Dir von der DEVONthink-Datenbank aus dem Kontext-Menü heraus den „Paketinhalt anzeigen“ lässt. Das ist allerdings ein bisschen mühsam und wirklich nur für Notfälle geeignet.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.
2 Gedanken zu „DEVONthink Import vs. Index: Import nach DEVONthink“