DEVONthink Import vs. Index: Import nach DEVONthink

Wenn Du mit DEVONthink arbei­test, hast Du zwei Wege, auf denen Du Daten in die Daten­bank bekommst: impor­tieren und indi­zieren. Beim Import wird eine Kopie der Datei in die Daten­bank von DEVONthink geschrieben, beim Indi­zieren wird nur eine Refe­renz auf eine Datei in die Daten­bank über­nommen. Du kannst mit indi­zierten Dateien inner­halb von DEVONthink fast genauso arbeiten wie mit impor­tierten, aber es gibt ein paar Unter­schiede und Verhal­tens­weisen von DEVONthink, die Du kennen soll­test. Im ersten Teil dieser Arti­kel­serie dreht sich alles um den Import nach DEVONthink.

Import nach DEVONthink

Grund­sätz­lich läuft es mit DEVONthink am besten, wenn Du alle Dateien impor­tierst. Das soll­test Du auch tun, wenn Du nur mit einem (oder mehreren) Macs arbei­test und alle Deine Daten auf der lokalen Platte hast. Auch wenn Du viele kleine Text­frag­mente hast, lohnt sich der Import nach DEVONthink, weil gerade klein­tei­lige Dateien im Datei­sy­stem aufwän­diger zu verwalten sind. Ein weiterer Fall für den Import sind Book­marks und Webar­chive, die sich hier prima ablegen und auch mit Notizen versehen lassen.

Für den Import hast Du verschie­dene Optionen zB:

• Drag&Drop in die geöff­nete Datenbank
• Drag&Drop in den Sorter
• Menü „Ablage > Impor­tieren > Dateien und Ordner“
• Datei per Drag&Drop und gedrückter Cmd-Taste nach DEVONthink impor­tieren, dabei wird das Original in den Papier­korb gelegt
• Datei auf das Import-Droplet ziehen
• Über einen entspre­chenden Dienst im Kontext-Menü
• Mit einer Ordneraktion

Es gibt zahl­reiche Wege, Daten nach DEVONthink hinein zu bekommen. Die Liste ist daher vermut­lich nicht vollständig.

Originale beim Import nach DEVONthink löschen

Beim Impor­tieren wird stan­dard­mäßig eine Kopie der Datei in der Daten­bank erzeugt und die Original-Datei an ihrem Spei­cherort belassen. Um Redun­danz zu vermeiden und Spei­cher­platz zu sparen, soll­test Du daher nach dem Import die ursprüng­liche Datei löschen.

Durch den Import in die Daten­bank ist alles an einem Platz und kann über DEVONthink komplett verwaltet werden. Wenn Du zB eine Datei in DEVONthink löschst, löschst Du sie auch von der Fest­platte und sie wird in den Papier­korb verschoben. Außerdem wird die Daten­bank von Spot­light mit indi­ziert, so dass die Du die Daten in der Daten­bank auch mit der Spot­light-Suche findest.

Nach DEVONthink importierte Daten im Finder anzeigen

Im Notfall kommst Du immer über den Finder an die Dateien ran, indem Du Dir von der DEVONthink-Daten­bank aus dem Kontext-Menü heraus den „Paket­in­halt anzeigen“ lässt. Das ist aller­dings ein biss­chen mühsam und wirk­lich nur für Notfälle geeignet.

Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.