Im ersten Teil der Artikelserie habe ich beschrieben, dass das Importieren eigentlich der beste Weg, Daten mit DEVONthink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indizieren. Aber natürlich kannst Du auch beide Varianten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unterschiede bei DEVONthink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funktioniert und Du keine Überraschungen erlebst.
DEVONthink Import vs. Index — wenn weder Import noch Indizieren alleine passen
Es gibt ein paar Fälle, in denen ein Import keine gute Idee ist:
- Du hast Code, den Du kompilieren möchtest (das gilt auch für LaTeX-Dokumente).
- Du möchtest mit einem Tablet oder Smartphone auf Daten zugreifen und sie auch bearbeiten. Bei mir sind das zB PDFs, Textdokumente, Mindmaps, ePubs sowie Dateien von Omnigraffle, OmniOutliner und OmniPlan.
- Du bearbeitest Daten mit anderen gemeinsam, die nicht auf Dein Heimnetzwerk zugreifen können, die nicht auf andere Daten in Deiner Datenbank Zugriff haben sollen oder die einfach nicht mit DEVONthink arbeiten wollen.
Wenn ein Punkt davon bei Dir zutrifft und Du aber gleichzeitig viele kleine Text-Fragmente hast oder zB Webseiten als Bookmark ablegen möchtest, bist Du ein Kandidat für eine gemischte Datenbank aus importierten und indizierten Objekten. Das hört sich in der offiziellen Dokumentation zu DEVONthink total einfach an, erfordert aber im Alltag, dass Du Dir Regeln setzt, wie Du mit DEVONthink arbeitest, und Dich konsequent daran hältst.
Regeln für die gleichzeitige Arbeit mit importieren und indizierten Daten in DEVONthink
Ich habe gerade bei einer Aufräumaktion meiner Datenbank zahlreiche Stunden damit verbracht, das von mir über die Jahre angerichtete Chaos wieder aufzulösen. Für den Neuanfang habe ich mir nun die folgenden Regeln gegeben, die Du für Dich als Grundlagen nehmen kannst:
- Ich importiere soviel wie möglich in die Datenbank und habe (fast) keine Daten mehr lokal in meinem User-Verzeichnis auf der Festplatte liegen.
- Alle Daten, die ich außerhalb von DEVONthink brauche, liegen in einem Cloud-Verzeichnis. Bei mir sind das Dropbox und iCloud.
- Für die indizierten Daten habe ich in DEVONthink eine eigene Gruppe auf der obersten Ebene meiner Datenbank angelegt, die einfach „Indizierte Ordner“ heißt. Für alle Ordner, die ich indiziere, löse ich die Aktion „Bearbeiten > Indizieren…“ von dieser Gruppe ausgehend aus. Die so indizierten Dateien repliziere ich nach Bedarf an andere Orte in meiner Datenbank oder vergebe Tags, durch die sie in bestimmten intelligenten Gruppen auftauchen.
- iCloud-Drive habe ich komplett in DEVONthink indiziert. Dazu gibt es ein Script, das Du Dir installieren kannst (Hilfe > Support-Assistent -> Extras installieren > Scripts > Index iCloud Drive).
- In der Dropbox habe ich die Daten, die ich mit DEVONthink indiziere, in so wenige Ordner wie möglich auf oberster Ebene (Dropbox > indizierter Ordner) aufgeteilt. Bei mir macht es keinen Sinn, Dropbox komplett zu indizieren, weil hier Daten wie zB Bilder liegen, die ich generell nicht in DEVONthink haben möchte. Wenn das bei Dir nicht der Fall ist und Du auch nicht auf mehreren Macs DEVONthink über Dropbox synchronisierst, würde ich direkt den gesamten Dropbox-Ordner indizieren.
Daten in externen Ordner oder in die Datenbank verschieben
Ein praktisches Feature von DEVONthink greift erst richtig in einer gemischten Datenbank. Und zwar kannst Du Dateien, die Du nach DEVONthink importiert hast, in einen indizierten Ordner verschieben und dann über einen Rechtsklick und die Aktion „In externen Ordner verschieben“ aus der Datenbank heraus in den entsprechenden Ordner im Dateisystem verschieben. Ebenso kann man aus gleichen Menü heraus Dateien in die Datenbank hinein holen, die bisher nur indiziert waren. Dabei gibt es die Einschränkung, dass das ganze nur funktioniert, wenn der jeweilige Ordner, in dem Du Dich befindest, indiziert ist. Das hört sich logisch an, aber ich habe immer mal wieder die Möglichkeit vermisst, einen ganzen Ordner oder einzelne Dateien über diesen Weg aus der Datenbank hinaus zu bringen. Die Alternative ist nämlich, die Datei zu exportieren, in DEVONthink zu löschen und dann von außen neu zu indizieren. Was so umständlich ist, wie es sich anhört.
Indizierte Instanzen finden
Um in einer gemischten Datenbank den Überblick über die indizierten Daten zu behalten, legst Du Dir am besten eine intelligente Gruppe an, die alle indizierten Instanzen enthält.
Ansonsten gelten alle im zweiten Teil der Artikelserie genannten Hinweise für’s Indizieren natürlich genauso für die gemischte Datenbank. Wenn Du Deine Regeln aufstellst, wie Du mit einer gemischten Datenbank in DEVONthink arbeiten möchtest, solltest Du diese Hinweise unbedingt berücksichtigen.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.